Este año escolar comenzó para nuestra biblioteca con una renovación mayúscula de sus procesos administrativos, a raíz de la introducción del software ABIES 2.0, que fue puesto a disposición de todas las Bibliotecas CRA de Chile gracias a un convenio entre el MINEDUC y su homólogo español. ABIES (
Aplicación de
BIbliotecas
EScolares) es un programa diseñado para manejar de forma sencilla y ágil una biblioteca escolar. Debido a los largos años de uso y desarrollo que tiene en España, se trata de un software robusto y bastante estable, que nos ha permitido renovar, ventajosamente, nuestra forma de llevar la biblioteca; hasta el momento, no extraño en absoluto mi viejo sistema basado en planillas de Excel.
Sin embargo, como todo cambio de paradigma, no ha estado exento de dificultades para nosotros. De hecho, cuando se oficializó su llegada a Chile (me parece que fue en mayo de 2011) decidí no comenzar inmediatamente su uso en nuestra biblioteca, principalmente por dos razones: primero, porque dado nuestro flujo de préstamos (ya iniciado en esa fecha) y el siempre escaso tiempo disponible, me pareció riesgoso acometer una empresa que, de resultar en fracaso, nos generaría muchas dificultades; y segundo, debido a que en esos días me parecía insuficiente la información disponible sobre cómo usar el programa. Sin embargo, durante el año se pusieron a nuestra disposición algunos manuales y un curso autoinstruccional que ayudaron a despejar muchas de mis dudas. Además, descubrí que, a pesar de que las fuentes chilenas sobre ABIES son aún muy escasas, es posible hallar en páginas y foros españoles nutrida información sobre el uso cotidiano del software, con lo que creció mi confianza, y finalmente, en octubre del año pasado, inicié las tareas necesarias para comenzar su uso en 2012.
Lo primero que hice fue ingresar en el catálogo de ABIES nuestro Plan Lector. Éste consiste en unos 600 libros, correspondientes a los 62 títulos que integran el plan desde primero a octavo año básico. El Plan Lector constituye el grueso de nuestro flujo anual de préstamos, así que era imperioso tener cada uno de los libros que lo integran preparado y listo para su uso desde marzo de este año, tanto con marbetes como con los códigos de barras que el programa genera para cada ejemplar. Al mismo tiempo, comencé a limpiar el catálogo que viene con la instalación del programa, eliminando de él aquellos libros que no figuraban en nuestro inventario, y al mismo tiempo, añadiendo los ejemplares necesarios para completar nuestras existencias de los que sí tenemos. Finalmente (aún estoy en ello), es necesario ingresar al catálogo aquellos libros que, por no figurar en el catálogo por defecto de ABIES, hay que registrar desde cero.
En este último punto quiero detenerme. En mis primeras exploraciones de ABIES, me intrigaban los conceptos "depósito de ABIES" y "depósito auxiliar". Con el tiempo descubrí que los depósitos son grandes colecciones de referencias bibliográficas, que almacenan los datos de libros que, sólo en caso de ser añadidos a nuestra colección, son copiados desde el depósito (o sea, los libros que no tenemos) al catálogo (los que sí tenemos, equivalente al inventario), ahorrándonos el trabajo de ingresar libro por libro y dato por dato. El problema era que la instalación de ABIES entregada en nuestro país no traía dichos depósitos. Luego de investigar un poco, descargué desde una página española el depósito original de ABIES y un nutrido depósito auxiliar creado por un generoso usuario hispano, que me han permitido agilizar enormemente la tarea de ingresar libros nuevos. El único punto en contra es que ninguno de los dos contiene muchos libros de editoriales chilenas.
Otro paso imprescindible para echar a andar ABIES en nuestra biblioteca fue ingresar en su base de datos la lista de todos los alumnos del colegio (unos seiscientos niños) y del personal docente y no docente (unas ochenta personas), todos ellos posibles usuarios de nuestro CRA. Con la ayuda de nuestro subdirector, que nos envió los datos necesarios, pudimos registrar a cada potencial lector para que, cuando requiera un material, pueda cursarse rápidamente el préstamo.
Así las cosas, me he pasado este primer mes de clases dando de alta usuarios, imprimiendo carnés y, sobre todo, pegando códigos de barras en cada libro de la biblioteca. Como son alrededor de cinco mil, tengo trabajo para un buen rato. Y aunque los niños suelen preguntarme si estoy aburrido, cada vez me convenzo más de que cuando esté terminado será, al menos para quienes la administramos, una nueva biblioteca.
Actualización (21 de agosto de 2013): Agradezco la gran cantidad de visitas y comentarios que esta entrada ha recibido en los últimos días. Esto me ha motivado a escribir un nuevo artículo sobre ABIES y el año y medio que llevamos utilizándolo, que encontrarán aquí:
ABIES 2.0, nuestra experiencia de uso.
